سیستم (نرم افزار) مدیریت منابع انسانی، با مکانیزه کردن فرآیند های حوزه سرمایه انسانی به تسهیل فرآیندهای مربوط به پرسنلی، نظیرجذب و استخدام، مدیریت پرونده پرسنل، محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت امور رفاهی و درمانی، آموزش و غیره کمک نموده و آن ها را  منظم، چابک و بر اساس فرآیندهای سازمان بهینه می سازد. نرم افزار مدیریت منابع انسانی، در محیطی یکپارچه و با ترکیب تمام عناصر و اطلاعات مربوط به نیرو های سازمان، مدیریت و تصمیم گیری را در اختیار مدیران این واحد قرار می دهد.

سیستم مدیریت منابع انسانی، تقریبا در هر محیط سازمانی ضروری است. در کسب و کارهای کوچک و متوسط اعتقاد قدیمی بالا بودن هزینه سیستم های منابع انسانی دیگر وجود ندارد زیرا این این کسب و کارها معتقدند که مزایای بلند مدت این نرم افزار موجب صرفه جویی در امور فراوانی می شود.

اکثر شرکت های ارائه دهنده در حوزه سیستم های منابع انسانی تعریف خاص خود را برای معرفی این محصول دارند حال آنکه تعریفی یکپارچه از نرم افزار مدیریت منابع انسانی  وجود ندارد که بتواند تمام جنبه های پیشرفته این فناوری را پوشش دهد.
 اما به طور پیش فرض، تمامی سیستم های این حوزه، از فرآیند جذب و استخدام تا بازنشستگی پرسنل را دربر میگیرند. هدف از این نرم افزار، ترکیب فرایندهای مختلف مدیریت منابع انسانی در یک محل متمرکز است، که از آنجا مدیران می توانند پرسنل را مدیریت کرده، وظایف هر فرد را تخصیص دهند، خدمات آموزشی و رفاهی هر شخص را مشخص نموده، بر پیشرفت کارها نظارت کرده و به بهترین اعضای تیم پاداش دهند. اساسا، نرم افزار منابع انسانی شما را در بهبود تصمیم گیری یک قدم جلوتر می برد.
زیر سیستم های مهم این نرم افزار عبارتند از:

1- جذب و استخدام 2- پرسنلی و تشکیلات 3 - احکام کارگزینی و مدیریت امور قرارداد ها پرسنل 4- مدیریت امور رفاهی، درمان و بیمه 5- آموزش 6- نظام پیشنهادات 7- ارزشیابی (ارزیابی عملکرد) 8- حقوق و دستمزد 9- حضور و غیاب 10- بازنشستگی

نرم افزار مدیریت منابع انسانی چگونه کار می کند؟  

 علیرغم اینکه عرصه محصولات منابع انسانی، یکی از حوزه های متنوع نرم افزاری است، اما تقریبا تمام این سیستم ها در مجموعه ای از اهداف مدیریتی تعریف شده اند:

•  مدیریت فرایند جذب، مصاحبه و استخدام
•  مدیریت پرونده و اطلاعات پرسنلی
• مدیریت امور مربوط به تردد، مرخصی، ماموریت و اضافه کار پرسنل
• ارائه مطلوب خدمات رفاهی و درمانی
• محاسبه حقوق و دستمزد
• مدیریت فرایند تخصیص و برنامه ریزی آسان برای داشتن نمای 360 درجه از نیروی کار خود ( ارزیابی عملکرد)
•  مجموعه ای از ابزارهای نظارت و ارزیابی در قالب داشبورد های مدیریت

چگونه یک سیستم مدیریت منابع انسانی جامع برای سازمان یا شرکت خود انتخاب کنید؟

بعد از معرفی نرم افزار نوبت به مزایا و نحوه انتخاب می رسد. باتوجه به تعداد زیاد شرکت های ارائه کننده این سامانه ها اصولا فرایند انتخاب پیچیده می شود  فراتر از تعریف نرم افزار مدیریت منابع انسانی، ما تمام جنبه ها و جزئیات مهم آن را بررسی می کنیم. در این مقاله ما موارد زیر را بحث خواهیم کرد  

•  مزایای نرم افزار مدیریت منابع انسانی
• انواع نرم افزار مدیریت منابع انسانی
• ویژگی های نرم افزار مدیریت منابع انسانی
• عوامل مورد نظر هنگام خرید

بیشتر بدانیم: تعریف مدیریت منابع انسانی چیست؟

مزایای اصلی نرم افزار مدیریت منابع انسانی چیست؟

1.  نمای 360 درجه از کارکنان و مهارت های آنها:   مهمترین کار هر سیستم مدیریت منابع انسانی این است که اطلاعات کارکنان را متمرکز سازد و در هنگام اختصاص وظایف به شما در ایجاد دوره های دقیق تر کمک کند. با این سیستم ها، مشخصات کامل و تمام اطلاعات و وظایف تعیین شده کارکنان ثبت می شود و کارکنان آنها را به روز نگه می دارند و شما می توانید زمان بیشتری را صرفه جویی کنید. بنابراین زمانی که یک وظیفه  آماده تخصیص داده شدن است، می دانید که چه کسی می تواند بهتر و در چه مدت این  کار را انجام دهد .

2.  استخدام کارآمد: ماژول مدیریت جذب و استخدام به شما کمک می کند تا کلیه فرایند های استخدامی را مدیریت کنید، درخواست نیروی هر واحد را بررسی کرده و آگهی های استخدامی را تهیه کنید، و سپس متقاضیانی را که مطابق معیارهای این آگهی ها هستند را انتخاب و ارزیابی نمایید و در پایان از طریق مصاحبه و استعلام نیروی مورد نظر خود را جذب نمایند.

3. مدیریت پیوسته نیروی انسانی:   با یک سیستم یکپارچه منابع انسانی، شما از سردرگمی های صفحات گسترده و استفاده از چندین سیستم برای انجام کارها راحت می شوید. این سیستم تمام عملیات مربوط به منابع انسانی را تحت یک مجموعه واحد قرار می دهد، یعنی شما می توانید وظایف، نقش ها، فرایند های آموزشی، حضور و غیاب، اعطای پاداش و غیره را پیگیری نمایید.

4. همکاری پیشرفته:   امروزه اکثر سیستم های منابع انسانی، برای کاربران یک پنل ارتباطی اختصاصی فراهم می کنند، که با نام های پورتال کارکنان و یا سلف سرویس شناخته میشوند. پرسنل می توانند از طریق این درگاه ها مواردی را که بیشتر نیاز دارند درخواست دهند و یا نظرات خود در مورد وظایف را اعلام و یا به اشتراک گذاشتن ایده هایشان بپردازند. در سناریوی ایده آل، یک پایگاه داده قابل جستجو برای همه و از هر دستگاهی قابل دسترسی است و اجازه می دهد تا فایل ها بین اعضای تیم به اشتراک گذاشته شوند.

5. ارزیابی دقیق و قدردانی:   هر متخصصی می داند که نارضایتی کارکنان با استعداد، یکی از دلایل اصلی برای رها کردن شغل است، به این دلیل که کارکنان برتر قدر دانسته نمی شوند و هیچ شانسی برای بهبود جایگاه کاری خود ندارند. سیستم مدیریت منابع انسانی خوب، بر پیشرفت هر یک از آنها نظارت می کند و شیوه های کیفی را برای قدردانی از کارهای آنها به کار می گیرد و بهترین پاداش را که شایسته آن هستند، به آنها اختصاص می دهد. در طرف مقابل ، این سیستم همچنین منجر به کشف روند ها و تغییرات منفی می شود و به شما کمک می کند تا بدانید که چگونه باید  به یک کارمند کمک کنید و مشاوره دهید 

6. مدیریت حقوق و دستمزد:   سیستم های مدیریت منابع انسانی را می توان در عین حال یک سیستم حسابداری و مدیریت هزینه دانست که به کمک آن می توان مزایای کارکنان خود را کنترل نمود، همچنین امکان محاسبه مرخصی ها و مالیات را در این سیستم وجود دارد. در این سیستم می توان پاداش ها را خارج از زمان حقوق و تنها با فشردن کلید محاسبه حقوق و دستمزد پرداخت نمود.

بیشتر بدانیم : چگونه رهبری موفق در حوزه منابع انسانی باشیم ؟

انواع نرم افزار مدیریت منابع انسانی ؟

اکنون نگاهی به انواع مختلف نرم افزار مدیریت منابع انسانی می اندازیم. برای طبقه بندی هر سیستم مدیریت منابع انسانی، ما باید بدانیم که یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی چگونه کار می کند و برای تکمیل چه عملیاتی توسعه داده شده است. این یک روش استاندارد برای تقسیم بندی و دسته بندی سیستم های این حوزه است.

بسته به ویژگی های یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی، می تواند تحت هر یکی از دسته های زیر قرار گیرد:

عملیات های اصلی سیستم های منابع انسانی

اکثر سیستم های منابع انسانی به این دسته تعلق دارند، چرا که مبحث اساسی مدیریت کارکنان را شامل می شود: قرارداد های پرسنل، چارت سازمانی، مدیریت مزایا و مدیریت حقوق و دستمزد. مدیریت تردد، از نیاز های بسیار اساسی هر کسب و کار است 

سیستم های منابع انسانی استراتژیک

سیستم های مدیریت منابع انسانی استراتژیک بیشتر به استخدام توجه می کنند و به کاربر در جذب و پرورش استعداد کمک می کنند. این سیستم ها معمولا با مجموعه کیت های یادگیری سازمانی (آموزش) ، ردیابی و استخدام متقاضیان و ابزارها و مکانیسم های حفظ کارکنان، مدیریت نحوه ارائه خدمات رفاهی و درمانی، نظام پیشنهادات و نظر دهی، مدیریت مستندات  ارایه می شوند.

کیت های پیوسته مدیریت نیروی انسانی 

این ابزار های نرم افزاری  به برنامه ریزی، مسیر شغلی و نظارت بر نیروی کار و ارزیابی عملکرد آنها کمک  می کنند، . آنها زمان، هزینه ها و حضور را پیگیری می کنند، و مطابق با همه قوانین و مقررات و آیین نامه های کاری قابل اجرا هستند و دارای مجموعه ای از ابزارهای گزارش ساز تحلیلی و BI برای کمک به تبدیل داده های منابع انسانی به اطلاعات قابل اجرا جهت تصمیم گیری هستند. 

بیشتر بدانیم :9 فرآیند برتر جهت نرم افزار مدیریت منابع انسانی

وظیفه نرم افزار مدیریت منابع انسانی چیست؟

ما به سوال قبلی در مورد چیستی نرم افزار مدیریت منابع انسانی پاسخ دادیم، حالا بگذارید به ویژگی های اصلی آن نگاه کنیم. به منظور درک دقیق عملکرد سیستم ، ما قصد داریم به ویژگی های اصلی ارائه شده توسط همه فروشندگان محبوب محصولات این حوزه نگاه کنیم. با این حال، محبوب ترین سیستم های مدیریت منابع انسانی در حال حاضر ، ویجت های (widget) جدید و ویژگی های فوق العاده ای ارایه می دهند. نیاز شما به آن ها، بستگی به صنعت و نوع تیمی دارد که آن را اداره می کنید.

ما به سوال قبلی در مورد چیستی نرم افزار مدیریت منابع انسانی پاسخ دادیم، حالا بگذارید به ویژگی های اصلی آن نگاه کنیم. به منظور درک دقیق عملکرد سیستم ، ما قصد داریم به ویژگی های اصلی ارائه شده توسط همه فروشندگان محبوب محصولات این حوزه نگاه کنیم. با این حال، محبوب ترین سیستم های مدیریت منابع انسانی در حال حاضر ، ویجت های (widget) جدید و ویژگی های فوق العاده ای ارایه می دهند. نیاز شما به آن ها، بستگی به صنعت و نوع تیمی دارد که آن را اداره می کنید.

در اینجا برخی ویژگی های منابع انسانی که بدان احتیاج دارید آورده شده:

ارزشیابی

نرم افزار خوب منابع انسانی باید متمرکز  و یکپارچه باشد، تا از آنجا شما بتوانید  بر کار کارکنان خود نظارت کنید، پیشرفت را دنبال کنید و اهداف آنها و تیم را تعیین کنید.

برنامه ریزی مسیر شغلی

 با استفاده از این ویژگی، شما به راحتی می توانید شیفت ها و حضور را برنامه ریزی کرده و پیگیری کنید که در یک زمان ، چه کاری در حال انجام است. این کار باعث تسهیل تخصیص وظایف ، بهبود همکاری بین بخش ها و کاهش تأثیر تغییرات شدید در برنامه خواهد شد.

مدیریت حضور و غیاب

اکثر کسب و کارها از این تابع برای مدیریت غیبت ها، ماموریت و اضافه کار استفاده می کنند تا مطمئن شوند که کار آنها تحت تاثیر قرار نمی گیرد و بر نحوه ورود و خروج پرسنل نظارت داشته باشند. بدیهی است پرداخت حقوق و دستمزد ارتباط مستقیم با سیستم حضور و غیاب دارد. 

استخدام و ردیابی متقاضی

با استفاده از ماژول هایی مثل این ماژول، مدیر می تواند برنامه های کاربردی را ذخیره و ارزیابی کند، بر نامزدها نظارت کند و پیش زمینه ها را بررسی کند. همچنین مدیریت بهتر فرایند جذب به عهده این سیستم می باشد. این ماژول اغلب ابزارهایی را برای آماده سازی بدو استخدام و دسترسی های لازم را فراهم می کند.

مدیریت یادگیری (آموزش) 

سیستم های منابع انسانی فقط در مورد پرورش نیروی کار و هدایت عملکرد آن نیست. بلکه به حفظ افراد با استعداد ، با دادن فرصت شغلی به آنها برای یادگیری و توسعه نیز می پردازد. نیازی به گفتن نیست که این مورد باعث می شود که تیمها رقابتی تر شوند، زیرا آنها می دانند که برای تلاش هایی که انجام می دهند ، پاداش خواهند گرفت.

مدیریت حقوق و دستمزد

یک سیستم منابع انسانی بدون ماژول مزایا و مدیریت حقوق و دستمزد معقول نیست، زیرا کار روی پرداخت ها از خسته کننده ترین و خطا پذیرترین کارهای مدیریت منابع انسانی است که بسته به ابعاد سازمان و تعداد پرسنل بسیار پیچیده تر می شود. بنابراین محاسبه حقوق و دستمزد برای هر پرسنل شامل اضافات و کسوراتی میشود که پایه ترین اضافات می توان به حق مسکن، حق اولاد، حق بن و غیره اشاره کرد، همچنین کسورات شامل مالیات، بیمه عمر،  بیمه حقوق ، بازنشستگی و غیره می شود.

تجزیه و تحلیل و گزارش دهی

سیستم های  منابع انسانی قادر خواهد بود اطلاعات وارد شده را پردازش کند و به شما کمک کند تمام آمارها و اطلاعات مورد نیاز خود را در قالب گزارشات تحلیلی و داشبورد های مدیریت استخراج نمائید. 

عواملی که در هنگام خرید نرم افزار مدیریت منابع انسانی باید مورد توجه قرار گیرند

• یکپارچگی 

1. ارتباط يکپارچه و کاملا برخط، ضمن رعايت اصل استقلال هر زيرسيستم (عدم نياز به فايل هاي واسط براي انتقال از يک زيرسيستم به زيرسيستم ديگر)
2. ارتباط با سيستم جاري سازمان (مربوط به سازمان هاي ديگر) از طريق وب سرويس
3.  يکپارچگي در ظاهر فرم ها در محيط هاي ويندوز و وب

 برخي از اين ارتباطات که به صورت خودکار صورت مي گيرد، عبارتند از:

1. ارائه ليست پست هاي خالي و کليدي از سيستم تشکيلات به سيستم جذب جهت استفاده در فرصت هاي شغلي
2.  ارائه ليست تصميم هاي اداري حاصل شده از سيستم ارزشيابي به سيستم احکام جهت صدور احکام مربوطه
3.  ارائه کارکرد هاي روزانه و ماهيانه از سيستم حضورو غياب به سيستم حقوق جهت محاسبه حقوق
4.  ارائه ليست هزينه هاي آموزشي و رفاهي از سيستم هاي آموزش و رفاه به سيستم حقوق جهت تاثير در فيش حقوقي

•  سفارشی سازی و مقیاس پذیری

 یکی دیگر از عواملی که تصمیم شما را تحت تأثیر قرار می دهد، انعطاف پذیری سیستم است، زیرا ما در حالت ایده آل ها به دنبال ابزاری هستیم که بتوانیم فرآیندهای کاری خودمان را طراحی کنیم. این مورد به ویژه برای مکانیسم های ارزیابی و برگزیدن شیوه ها مهم است  و تضمین می کند که ما ابزاری داریم که می تواند به موازات رشد نیروی کار،  رشد کند.

•  انعطاف در سطح زيرساخت

1.  امکان تغيير يا اضافه کردن فرم ها، گزارشات و گردش کارها به راحتي ، امکان تنظيم نوع چيدمان (چندستوني) و اندازه فيلدها ، امکان تعريف فيلدهاي نمايشي و محاسباتي در فرم ها و... 
2.  تعريف پروفايلينگ براي هر کاربر نظير نمايش يا عدم نمايش فيلد ، تعيين فرمت نمايشي شامل رنگ ، قلم ، تعيين زمينه فرم ها و...
3.  تعريف منطق هاي مختلف نظير منطق فقط نمايشي ، منطق پيش فرض ، منطق نمايش ، منطق اجباري بودن ، منطق حذف و....

•  انعطاف در سطح گردش کار

1.  امکان ايجاد گردش کار بدون استفاده از برنامه نويسي
2.  امکان تعريف قواعد کسب و کار در گردش کار و پشتيباني از گره هاي الحاق ، انشعاب ، وظيفه ، تصميم ، رويداد و ...
3. امکان پوشه بندي و تعريف قوانين انتقال کارها به هر پوشه توسط کاربر براي مديريت کارها بدون نياز به کد نويسي  

•  انعطاف در سطح کسب و کار منابع انساني 

1.  امکان تعريف انواع فرمول ها و پارامترهاي محاسباتي و استفاده از آن ها در قوانين مختلف خدمات کشوري ، قانون کارگري ، نظامي و... با استفاده از موتور تعريف فرمول
2. امکان تعريف انواع گروه هاي کاري به صورت پويا  با حفظ تاريخچه و تخصيص آيين نامه ها به گروه هاي کاري
3. امکان تعريف  درخت هاي تصميم گيري براي تعريف آيين نامه هاي سطري و ماتريسي بدون نياز به ايجاد جداول فيزيکي جديد

• ابزار گزارش سازتحلیلی و داشبورد مدیریت

1.  ايجاد يك گزارش تحليلي  و داشبورد توسط هر كاربر بدون نياز به هيچگونه دانش فني و با حداقل آموزش مورد نياز 
2.  ساخت هر نوع ماتريس با هر تعداد لايه در سطر و ستون به سادگي توسط كاربر بصورت Drag & Drop
3. تعريف ابعاد اطلاعاتي در سطر و ستون به تعداد نامحدود
4.  تغيير ابعاد (سطر/ ستون) گزارش پس از اجراي گزارش (Slice and dice)
5.  تعريف انواع محتلف گراف (ميله اي ، خطي ، دايره اي و... ) بر روي گزارشات تحليلي

•  جامع بودن 

1. پوشش کامل تمامی حوزه ها، مهمترین ویژگی سیستم های منابع انسانی می باشد تا دغدغه مدیران این حوزه را نسبت به آینده سیستم خریداری شده از بین ببرد.

تألیف :  امیرحسین کتیران – مدیر فروش اینفویار