چگونگی انتخاب یک سیستم ERP (بخش دوم)

لطفا جهت مطالعه بخش اول مقاله چگونگی انتخاب یك سیستم ERP کلیک نمائید.

7. آماده‌سازی فهرستی از نرم‌افزارهای ERP جهت بررسی و انتخاب

اولین ایده در انتخاب نرم‌افزار جامع سازمانی استفاده از نسخه جدید نرم‌افزارهای درحال استفاده می‌باشد که درصورت ارائه توسط شرکت پیمانکار می‌تواند یک ارتقاء سریع‌تر از پیاده‌سازی نرم‌افزار جدید باشد. البته در بسیاری از مواقع به علت حجم بالای کار و قدیمی بودن سیستم‌ها این فرایند بروزرسانی و ارتقاء اساسا معادل یک پیاده‌سازی کامل نرم‌افزار جدید می‌باشد و اصولا منجر به تغییرات محسوسی در کاهش زمان پیاده‌سازی و هزینه آن نمی‌گردد.

جهت بدست آوردن لیست تامین کنندگان شما به تعدادی شاخص نیاز خواهید داشت که می‌تواند مواردی شامل: تکنولوژی مورد استفاده، تجربه پیاده‌سازی، قیمت، رزومه شرکت، تمرکز صنعت (Best practice) و هرچیز دیگری که تیم کارشناسی به دنبال آن است باشد.

از همه مهم‌تر، شاخص‌های سازمان می‌بایست در‌بر‌گیرنده نیازهای اصلی و مرتفع کننده مشکلات اساسی و در نهایت چابک‌سازی سازمان باشد.

شاخص‌های مهم انتخاب ERP

بهترین راه‌حل صنایع _ نمونه موفق (Best practice)

معمولا شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار ERP در بین مشتریان و پروژه‌های خود مدل‌های مشابه به سازمان شما دارند که کارکرد‌پذیری مشابه‌ای را پیاده‌سازی نموده‌اند. منظور از شباهت، ابعاد سازمان، حجم تراکنشات، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمانی می باشد. بررسی نمونه اجرایی موفق در صنایع مشابه در انتخاب بسیار تاثیرگذار خواهد بود. به یاد داشته باشید که ارائه‌دهندگان نرم‌افزار بدنبال فراهم نمودن مراجع "بد" نیستند، بنابراین با بررسی بیشتر و درخواست ارائه دمو می‌توان به نتایج بسیار بهتری رسید.

اعتبار و رزومه شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار: بررسی‌هایی از مشتریان پیشین و تجربه پروژه‌های مختلف، توانمندی تیم فنی، روزمه پرسنل و پشتیبانی طولانی‌مدت از پروژه‌های راه‌اندازی شده را جستجو نمایید. یکی دیگر از عوامل مورد بررسی، رشد و توسعه شرکت پیمانکار می‌باشد. لیست پرسنل کلیدی و مدیران پروژه را از پیمانکار بخواهید، ثبات مدیریتی و افزایش تعداد پرسنل کارشناسی از نکات مثبت می‌باشد. یکی دیگر از مزایا توان مدیریت، داشتن دفاتر مختلف نمایندگی و در نهایت توان ارائه ضمانت‌نامه‌های اجرای پروژه می‌باشد.

هزینه انجام پروژه: بودجه مشخص برای راه‌اندازی نرم‌افزار ERP در نظر بگیرید. مشخص کنید که شرکت‌هایی که درحال بررسی آنها هستید از نظر هزینه اجرای پروژه به بودجه شما نزدیک باشند. به‌خاطر داشته باشید که ممکن است قیمت اعلامی از سوی شرکت‌ها شامل تمامی خدمات مورد نیاز شما نباشد. به معنای دیگر، باید این پرسش که "پیاده‌سازی یک سیستم ERP چه مقدار هزینه در پی دارد؟" را مد‌نظر داشته باشید. درباره هزینه‌های لایسنس، استقرار، پیاده‌سازی، هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی و هزینه‌های آموزش سوال بپرسید.

قابلیت توسعه: همیشه در نظر داشته باشید که سازمان شما نیز امکان توسعه دارد. همچنین از نظر کارکردی و تعداد پرسنل درحال رشد باشید. به همین منظور نرم‌افزاری را انتخاب کنید که چه از نظر فرایندهای سازمانی، چه ارائه لایسنس برای پرسنل بیشتر توان اجرا و مدل ارائه را داشته باشد. در نظر داشته باشید که بسیاری از شرکت‌ها هزینه‌های بسیار بسیار زیادی برای توسعه و ارائه لایسنس‌های بیشتر طلب می‌کنند!

در دسترس بودن شرکت ارائه‌دهنده: یکی از مشکلاتی که کارفرمایان با پیمانکاران تازه‌کار دارند عدم پایداری آنها و همچنین عدم ثبات شرکت‌ها در سال‌های بعد از تحویل نرم‌افزار می‌باشد. بدین معنی که برخی از ارائه‌دهنده‌ها بنا به شرایط مختلف که بیشتر وضعیت اقتصادی می‌باشد توان نگهداری کسب‌و‌کار خود را ندارند. به‌همین دلیل نسبت به تعطیلی کسب‌و‌کار خود اقدام می‌کنند که اثر مستقیم با کارفرمایان دارد. به‌همین دلیل قدمت و پشتوانه مالی شرکت‌ها را در اولویت بررسی قرار دهید.

8. ایجاد فهرست کوتاهی از سیستم‌های ERP

بعد از بررسی‌های انجام شده بهترین راه، تهیه فهرستی کوتاه از شرکت‌هایی است که مورد بررسی اولیه قرار داده‌اید. سپس یک فایل نیاز سنجی (RFP) آماده کرده و برای آنها ارسال نمائید تا شرکت‌ها نسبت به تکمیل آن اقدام کنند و شما بتوانید در شرایط یکسان آنها را بررسی کرده و امتیاز بدهید.

مرحله بعد بررسی دقیق شرکت‌ها در قالب جلسات دمو، بازدید حضوری از شرکت‌ها و مشتریان‌شان و سپس مذاکرات بر روی قیمت‌ها می‌باشد.

9. برنامه‌ریزی دموهای فروشنده ERP

حتی پس از اینکه با فروشندگان مکالمه تلفنی برقرار نمودید، ممکن است که شما هنوز زمان زیادی برای اعتماد نمودن به اینکه آنها قادر به پشتیبانی از فرایندهای شما هستند یا خیر، نیاز داشته باشید. این دقیقا جایی است که دموهای ERP کارامد هستند. در ابتدا RFP خود را که قبلا از نیاز ذینفعان و مشاوران آماده کرده‌اید برای شرکت‌ها ارسال کنید. RFP شما باید شامل فهرست کاملی از فرایندها و الزامات کسب‌و‌کار شما باشد.

در مرحله بعد می‌بایست سناریو جلسات دمو را مشخص کرده و برای شرکت‌ها ارسال نمائید. بهترین حالت این است که شرکت‌ها برای جلسه دمو فرایندهای مختلفی با دیتای واقعی آماده کنند، حتی اگر سمپلی از داده‌ها باشد. سپس به فروشندگان زمان کافی برای فراهم نمودن این دموها را بدهید. بهترین کار این است که در شروع یک جلسه به صورت کلیات و متمرکز بر روی قابلیت‌های اصلی سیستم داشته باشید، سپس تیم‌های تخصصی را مشخص کرده و در هر حوزه جلساتی مرتبط با کارشناسان آن بخش برگزار نمائید.

پیشنهاد می‌گردد در پایان جلسات یک جلسه پرسش و پاسخ برگزار نموده و دغدغه‌های اصلی سازمان که از دل جلسات استخراج شده را مطرح نمائید.

نکته : پیشنهاد می‌شود یک جلسه اختصاصی با هر شرکت دمو‌دهنده داشته باشید تا خارج از موضوع سناریو دمو، آنها از تجارب خود در انجام پروژه‌های متعدد بگویند و توانمندی خود را در خصوص پروژه شما اعلام نمایند. طبیعی است شرکتی که شناخت بهتری از وضع موجود شما داشته باشد احتمال موفقیت بیشتری خواهد داشت.

10. انجام ارزیابی آمادگی داخلی سازمان

یک فاز بسیار مهم قبل از انتخاب یک ERP ارزیابی داخلی از سازمان می‌باشد. بدین منظور که مقاومت افراد با تغییرات را بسنجید، سپس برای آنها دوره‌های آموزشی آماده کنید، ذینفعان باید بدانند راه‌اندازی یک ERP شغل آنها را تهدید نمی‌کند بلکه روند کاری آنها را تسریع می‌نماید. در صورت لزوم از کاربران در جلسات دمو استفاده نمائید، اجازه دهید تا آنها خود را شریک ERP جدید بدانند و در کنار آن خود را بروز نمایند. طبیعی است که تغییرات در تمام سازمان‌ها با مشکلاتی روبرو خواهد شد، پس مدیریت رفتار پرسنل و مقاومت آنها یکی از وظایف مدیران ارشد می‌باشد.

11. مذاکره با فروشندگان ERP

بعد از ارزیابی شرکت، وارد یک گام مهم دیگر می‌شوید. به‌صورت کاملا شفاف از انتظارات خود در اجرای پروژه با شرکت مورد نظر صحبت کنید، یادتان باشد که صرفا دریافت ضمانت‌نامه‌های اجرایی دلیلی برای موفقیت پروژه نمی‌باشد، پس بهتر است در سطح مدیریت ارشد سازمان موضوعات خود را با شرکت‌های منتخب مطرح کنید.

قرار نیست برای اینکه قیمت پایین‌تری قرارداد ببندید، سازمان خود را در باتلاق بیاندازید!

12. Kick off meeting

در این جلسه از تمامی ذینفعان، مدیران پروژه، مدیر ارشد و راهبران سامانه‌ها دعوت کنید به‌صورت دقیق شرح وظایف هر واحد و شخص را مشخص نمائید. یکی از وظایف مدیر ارشد هماهنگی تیم‌ها با مدیر پروژه می‌باشد. موارد ذیل را در جلسه شروع پروژه انجام دهید:

• اهداف پروژه

• معرفی مدیر ارشد پروژه

• معرفی مدیر ارشد کنترل پروژه

• رسیدن به زبان واحد بین تیم‌ها

• صورتجلسه شروع پروژه