مديريت فرآيندهاي كسب و كار(BPM) چیست؟

 

مدیریت فرایندهای کسب ‌وکار Business Process Management) BPM)، روش‌ها، تکنیک ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب و کار است، به عبارت دیگر، مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد، بعبارت دیگر در مديريت فرآيندهاي كسب و كار، دستيابي به اهداف سازمان از طريق بهبود مدیريت و كنترل فرآيندهاي كسب و كار امری ضروري مي باشد.

در زیر برخی از مزاياي‌ حاصل ‌از‌ اجرای مديريت‌ فرآيندهاي‌كسب‌وكار نام برده شده است: 

 رشد‌ و‌افزايش ‌نگهداشت ‌مشتري، كاهش ‌زمان ‌فرآيند، كاهش‌ هزينه، بهبود‌ كيفيت، افزايش ‌انعطاف ‌پذيري،  بهبود هم ‌راستايي ‌با ‌مقررات، بهبود ‌كارايي‌ در‌ سرتاسر ‌مرزهاي ‌سازماني، مديريت ‌كاراتر‌  و ‌اثربخش‌تر ‌منابع‌ سازمان افزايش ‌بهره‌وري‌ و ‌رضايت‌ كاركنان، كاهش‌ مخاطرات، افزايش‌رقابت‌پذيري، رشد‌سودآوري

مدیریت فرایندهای کسب ‌وکار، با رویکرد ارزش، می تواند به سرعت بهبود را حاصل نماید. این رویکرد به شکل مستمر استراتژی را به کمک فرآیندها به اجرا در می آورد. 
پیش بینی سبک زندگی در دهه پیش رو براساس فاکتورهای زیر شکل می گیرد: 

رشد جمعیت، تغییرات در تکنولوژی، چالشهای موجود در بازارهای انرژی، نگرانیهای محیط زیست، ریسک های مربوط به سلامتی و صنعت توریسم، بازارهای غیردقیق مالی، جهانی سازی

تاثیرات تغییرات سریع 

  • جمعیت در سال 2050 به 9.3 میلیارد می رسد که بیشترین طبقه متوسط در آسیا خواهد بود و این یعنی بازار مصرف بزرگ
  • تغییرات تکنولوژی خیلی سریع می شود، حدود 4 میلیارد از جمعیت جهان موبایل خواهند داشت. بسیاری از پرداخت ها از طریق موبایل خواهد بود. تراشه های سخت افزاری بسیار سریع خواهند شد و ساختمان ها مجهز به تکنولوژیهای اطلاعاتی به کمک سنسورها خواهند شد.
  • چالشهای بازار انرژی باعث رشد قابل ملاحظه ای در رشد اقتصاد می گردد. انرژی های تجدید پذیر نیاز اصلی خواهد بود و تکنولوژیهایی پدیدار می گردند که میتوانند انرژی را به بهترین کارایی تحویل دهند.
  • نگرانی های محیطی برای بدست آوردن رشد زیاد که تغییری در اکوسیستم ایجاد نکند، تمرکز خواهند کرد.
  •  در دهه بعد سلامتی و توریسم ریسکهای زیادی خواهند داشت، بیماریهای اپیدمیک مشابه سارس عود نموده و شیوع پیدا خواهند کرد. توریسم تا زمانی ادامه میابد که در جامعه اختلال ایجاد نماید.

یکی از چالشهای مهم کسب و کار این است که بتوان یک گروه از تکنولوژیهای متفاوت و غیرهمگن را به شکل هماهنگ و یکپارچه در کنار یکدیگر به کار گرفت تا نیاز سازمان مرتفع گردد.

بلوغ قابلیت های مديريت فرآيندهاي كسب و كار(BPM) بعد از دو دهه تحقیق و تجربه، استانداردها، تجربه های خوب و تست شده و نتیجه آن مجموعه ای از تکنولوژی شامل، ابزارهای ذخیره سازی  مدلسازی فرآیند و مجموعه وسیعی از مدلهای مرجع صنایع مختلف می باشد. این ابزارها متدهای بهبود فرآیند مانند شش سیگما، لین(Lean) و TQM را هدف گذاری کرده اند. که در یک چرخه شرکتها و متخصصان آن را به کار می گیرند و می آموزند که چگونه به صورت کارا آن را به کار گیرند. برای اینکه این مدیریت، بتواند به یک فرم مدیریتی تبدیل شود باید بتواند با تحت تاثیر قراردادن خروجیها و اینکه چگونه کسب وکار ارزش آفرینی می کند، تمرکز نماید.

مدیریت فرآیند کسب و کار بر مبنای ارزش، دارای ماموریت هایی است که آن را به یک استایل مدیریتی از منظرهای مالی، حسابداری، منابع انسانی و سایر تجارب مدیریتی تبدیل می نماید. همچنین در این نوع از مدیریت برمبنای ارزش عناصر جدیدی اضافه شده است که در آن چرخه سنتی به شکل خوش آهنگی با استراتژی، تکنولوژی و مردم هماهنگ شده است.  

what is business process management

ساختار کلی BPM

 

اثر مدیریت فرآیند کسب و کار بر مبنای ارزش

رمز موفقیت مديريت فرآيندهاي كسب و كار برمبنای ارزش، تمرکز آن بر ارزش سازمانی است. همه می دانند که هر متدولوژی یا تجربه مدیریتی که به خروجی کسب و کار توجه نکند، محکوم به شکست خواهد بود. روش تمرکز بر ارزش اینگونه است که تحلیل گر کار خود را با این شروع می کند که بداند کسب وکار قصد دارد چه هدفی را محقق سازد. استراتژی چیست؟  چگونه به آیتم های کلیدی کسب وکار ترجمه شده اند؟ راه اندازهای کسب و کار کدامند؟ مديريت فرآيندهاي كسب و كار برمبنای ارزش، استراتژی را به کمک پرسنل و تکنولوژی IT  به مرحله اجرا درمی آورد..

نقطه قوت اصلی برای موفقیت در مديريت فرآيندهاي كسب و كار برمبنای ارش،  قدرت ایجاد شفافیت در سازمان است. سازمانها در معمای فرآیند، پرسنل و تکنولوژی معمولا با ابهامات مختلفی مانند:

  • چقدر باید هزینه صرف بهبود فرآیند شود.
  •  چگونه میتوان کاراتر شد و هزینه ها را کاهش داد بدون اینکه کیفیت به خطر بیفتد.
  • چگونه می توان خیلی سریع با شرایط جدید هماهنگ شد بدون اینکه تعهدات و قوانین شکسته شود.
  • چگونه می توان یک سازمان کاملا یکپارچه ایجاد نمود اما در همان زمان درهای سازمان روی شرکا بیرونی نیز گشوده باشد.  
  • تضادهایی که با آن مواجه هستیم :
  • کارایی داخلی پرسنل در مقابل حفظ کیفیت نهایی محصول
  •  چابکی در ارائه خدمت و محصول در مقابل انطباق عملیات با استانداردها و قوانین
  • تمرکز بر افزایش یکپارچگی پرسنل در طراحی فرآیندها در مقابل شبکه ارتباطی با شرکا و منابع بیرونی

فرآیند مدیریت فرآیند(Process of Process Management)

از آنجا که مديريت فرآيندهاي كسب و كار عمدتا یک فرآیند طولانی می باشد لازم است سازمانها خود را به یک فرآیند این نوع مدیریت مجهز کنند.
به کمک فرآیند مدیریت فرآیند ها(PoPM: Process of Process Management) ، به شکل گام به گام کسب و کار بهتر فهم می گردد و تلاشهای بهبود بهتر شناخته می شوند و می توانند اجرا شوند.

شرکت ها با توجه به سابقه، مديريت فرآيندهاي كسب و كار، را به عنوان یک پروژه یکباره تغییرات و بهبود در نظر می گیرند اما تغییرات مستمر کسب وکارهای امروزی  نیازمند یک نظام مدیریتی همیشگی است که براساس فرآیند مدیریت فرآیندها ایجاد می گردد.

فرآیند مدیریت فرآیند ها، در یک سازمان به معنی وجود نگاه فرآیندی در تمام مراحل تعریف، رهگیری و  بهینه سازی تا حصول موفقیت میباشد.
شکل زیر مولفه های اصلی فرآیند مدیریت فرآیندها را نشان میدهد:
what is Process of Process Management

فرآیند مدیریت فرآیند(Process of Process Management)

 

همان گونه که در شکل دیده می شود. فرآیند مدیریت فرآیند ها، دارای اجزای ذیل است:
عملیات ها، انتقال ، ابزارها و متدهای، تحویل دادن،پشتیبانی 

عملیات: انعکاس دهنده فرآیند مدیریت سطح بالا می باشد. که میتوان مدیریت استراتژی یا مدیریت کارایی سازمانی نامید. این عملیات، به نحوه رهبری سازمان توجه دارد.
متدها و ابزارها : شامل انبارهای اطلاعاتی، ابزارهای مدلسازی و کاربردهای شش سیگما،لیین و TQM می باشد.

تحویل دادن: رویکرد تحویل در فرآیند استراتژی، تحلیل، طراحی، پیاده سازی، اجرا و نظارت

انتقال: مهاجرت به نگاه فرآیند محوری شامل توجه به فرهنگ سازمانی، مدیریت تغییرات و روشهای مدیریت پروژه که لازم است بتواند به تغییراتی که در سازمان رخ میدهد توجه نماید. در این مورد کمیته هایی تشکیل می گردد که مدیریت تغییرات را راهبری می کند.

پشتیبانی : اینکه چگونه سایر بخشهای سازمان در پیاده سازی PoPM نقش بازی می کنند. همچنین در امورمالی، منابع انسانی، IT و سایر بخشهای سازمان که لازم است برای بهتر پیاده شدن PoPM نقش بازی کنند.

چرا به فرآیند مدیریت فرآیند ها برای دست یابی به مديريت فرآيندهاي كسب و كار بر مبنای ارزش نیاز داریم:

  •  برای تمرکز مدیریتی بر حوزه فرآیندهای اساسی
  • برای انطباق مشوق های بهبود فرآیند هم راستا با اولویت های استراتژی
  • برای قادر بودن به واکنش سریع به تغییر کسب وکار و بدست آوردن نیازمندیهای فرآیندها
  • برای تصمیم درمورد اینکه تا چه زمان تغییرات افزایشی اثربخشی خواهد داشت و چه زمان باید یک انتقال بزرکتر را اجرا نمود.
  • برای ساخت مدیریت فرآیندها به عنوان بخشی از کل سازمان
  • برای انتقال موفقیت از بخشی از سازمان به بخش های یگر

یک مدل مرجع برای PoPM

مدل مرجع Accenture به شرکت ها کمک می کند تا گامهای تعریف، پیاده سازی و نگهداشت فرآیند مدیریت فرآیندها را انجام دهند.

مدل پایه آن در شکل زیر قابل مشاهده است:

accenture process reference modeling(popm)

مدل مرجع برای PoPM

 

این مدل مرجع یک مدل عمومی و مستقل از صنعت خاص را نشان میدهد که میتوان به راحتی آن را با صنعت مورد نظرمان تطبیق دهیم. باید در نظر داشت که هیچ سازمانی کل بخشهای مدل را پیاده سازی نمی کند، بلکه رویکرد صحیح اینست که بخشهایی که برای سازمان موثر است باید انتخاب و اجرا گردد. همچنین در نظر داشته باشید که چشم انداز اصلی آن براساس انطباق برخی تجربه های کوچک و سعی در موفق ساختن آنها و سپس توسعه آنهامی باشد.

عملیات BPM

در این عملیات ، متخصصین فرآیندهای جاری را تحلیل نموده و اولویت بندی می کنند و موضوع تعیین نقشها، مسئولیتها و سطوح پاسخگویی پرسنل که در فرآیندها درگیر هستند را مشخص می کنند. درواقع این عملیات نقطه شروع سفر مدیریت فرآیند کسب و کار است.
تحلیل  بلوغ و ارزش (BPM Maturity And Value Analysis): تحلیل ارزش وتعیین میزان بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار متخصص را قادر می سازد تا میزان بلوغ و نقاط قوت  قابلیتهای آنرا  دریابند. 

سوالهایی که به کمک تحلیل ارزش پاسخ داده خواهند شد عبارتند از:
چه توانمندیهایی ما نیاز داریم که بتوانیم به اهدافمان برسیم.
بزرگترین فاصله ها در توانمندیهای مدیریت کسب و کار کجاها هستند.
ساخت و پایه ریزی توانمندی مدیریت فرآیند کسب وکار را چگونه باید دنبال کنیم.

تحلیل ارزش فرآیند (Process Value Analysis)

تحلیل ارزش فرآیند از دو منظرانجام می شود: اول اینکه چه تاثیری براهداف استراتژی میگذارد. دوم بلوغ آنها نسبت به شرکتهای رقیب سنجیده می شود. تحلیل ارزش فرآیند همچنین فرآیندها را در گروههایی دسته بندی می کند تا مشخص شود که چه فرآیندهایی بعدا توسعه خواهند یافت. سوالهایی که توسط تحلیل ارزش فرآیند پاسخ داده خواهند شد عبارتند از:

کدام فرآیندها اهمیت بیشتری در راستای اولویت های استراتژی سازمانی دارند.
در مقایسه با شرکت های رقیب فرآیندها از نظر بلوغ چه جایگاهی دارند.
کدام فرآیندها اگر بهبود یابند اثر بیشتری بر کسب و کار دارند.
از فرآیندهای مشابه در ساختارصنایع چه می آموزیم.
دخالت در کدام فرآیندها میتواند فواید بیشتر داشته باشد.

ایجاد یک نقشه راه (Roadmap)

ایجاد نقشه راه به متخصیصن کمک میکند تا بتوانند یک استراتژی تعریف کنند و براساس آن یک مسیر زمانی به همراه تحویل دادنی ها، و بخش های مسئول برمبنای زمان تعریف کنند.

حاکمیت (Governance)

حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار، کمک می کند تا اجرا به شکل کارا و موثرتری طبق نقشه راه پیش برود. وظیفه آن، تعریف نقشها، مسئولیتها و پاسخگوییهای اعضا چه در کسب وکار و چه در IT است و حاکمیت BPM مشخص می کند که چه بخشهایی باید به شکل محلی و چه بخشهایی به صورت سراسری کنترل شوند

ابزارها و روشها (BPM Methods and Tools) 

متدها و ابزارهای این نوع از مدیریت، تاکتیک های مدیریت فرآیند بر مبنای ارزش هستند که شامل مسیرهایی هستند که به شکل واقعی بهبودها حاصل می شوند و به شکل دهی یک زیرساخت برای موفقیت مدیریت فرآیند ها کمک می نمایند همچنین، آنها شامل کلیه اطلاعات مربوط به فرآیندهای درحال اجرا می باشند، اطلاعاتی مانند ساختارسازمانی و  معماری اطلاعات. نقشه راه برای دستیابی ، در بخش عملیات تعریف و توسعه می یابد و یک برنامه زمانبندی و راهنما برای انطباق متدها و ابزارها با آن مهیا می کند.

راهنماها و استانداردهای مدیریت فرآیند کسب و کار

استانداردها و راهنماها، دستورالعمل ها و رویه هایی هستند که درخصوص بخشهای مختلف PoPM محدودیت هایی را مشخص می کنند. آنها حاوی استانداردها و راهنماهایی برای استفاده از مخزن اطلاعات، تعیین معماری کسب وکار و نحوه تصمیم گیری در مورد تغییرات فرآیندی می باشد.

نتیجه گیری

مدیران عامل و صاحبان سهام اغلب سازمانها  چنین تصور می کنند که دستیابی به یک سیستم جامع و یک راهکار یکپارچه نرم افزاری، به تنهایی بسیاری از مشکلات آنها را حل خواهد نمود و به زودی میتوانند آرزوها خویش در حوزه IT سازمان را محقق  نموده و بر اکثر مشکلات جاری در دسترسی سریع و شفاف به اطلاعات، پیروز شوند.
البته که راه اندازی یک راهکار جامع نرم افزاری (ERP) بستر دسترسی سریع و جامع به اطلاعات را فراهم می نماید. اما آنچه در این زنجیره مغفول می ماند، مقدمات و اقدامات اولیه و ضروری برای دستیابی به ERP است. برای حصول موفقیت در پیاده سازی راهکار جامع لازم است سازمان به تناسب کسب و کار و ابعاد خویش، گامهای مدیریت فرآیند کسب و کار را طی نموده و بتواند اولویت بندی صحیحی بر فرآیندهای مهم که بهبود و اجرای آنها در راستای تحقق استراتژی سازمانی میباشد، داشته باشد. در این مقاله سعی شد به این بخش که غالبا در تصمیمات مدیران ارشد سازمان نادیده گرفته میشود، پرداخته شود.

 

امتیاز :  ۵.۰۰ |  مجموع :  ۱

برچسب ها
    مقالات

    Douran Portal
    لطفا صبر کنید ...

    5.3.5.0
    V5.3.5.0