10 فرآیند برتر جهت نرم افزار مدیریت منابع انسانی

مقدمه

اینفویار - واحد مدیریت منابع انسانی در تمامی سازمان های کوچک و بزرگ مسئول انجام مجموعه‌ای از وظایف در حوزه نیروی انسانی هستند که بسیاری از آنها جهت مدیریت بهتر پرسنل و کاهش هزینه های پرسنلی و همچنین ارزشیابی ایشان از نرم افزار های مدیریت منابع انسانی استفاده می کنند. از آنجا که نوع شغل پرسنل واحد منابع انسانی مرتبط با اسناد و مدارک است، متخصصان مدیریت منابع انسانی به طور فزاینده‌ای به ترکیبی از نرم‌افزار (مدیریت سرمایه انسانی )HCM و نرم افزار مدیریت منابع انسانی متکی هستند تا دپارتمان‌های آن‌ها را کارآمدتر، چابکتر و در نتیجه باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه سازمان کنند .

واحد مدیریت منابع انسانی

نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی چیست؟

نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی راه حلی است که توسط متخصصین مدیریت این حوزه جهت انجام موارد زیل استفاده می‌شود :

  • ثبت نيازمندي هاي نيروي انساني هر واحد و برنامه ريزي نيروي انساني و جذب و استخدام
  • وارد کردن اسناد به مخازن دیجیتال (مدیریت مستندات اداری و کارگزینی)
  • سازماندهی اسناد وارد شده به‌گونه‌ای که قابل جستجو و بازیابی باشند (پرونده پرسنل)
  • ذخیره پرونده‌ها در فرمت های استاندارد برای به اشتراک گذاری با چند دستگاه (ارائه گزارشات آماری)
  • ثبت، تغيير و نگهداري اطلاعات ساختار سازماني
  • صدور انواع احکام کارگزینی و قرارداد پرسنلی به صورت مکانيزه
  • تعريف مباحث و دوره هاي آموزشي
  • انواع روش های ارزیابی و ارزشیابی پرسنل
  • محاسبه حقوق کارمندان بر اساس حقوق و مزاياي تعيين شده
  • مدیریت و ارائه هرچه بهتر خدمات رفاهی، سلامت و بهداشت
  • مدیریت تردد پرسنل نظیر انواع مرخصی، ماموریت، اضافه کار
  • انجام حسابرسی‌های ساده‌تر با ساده‌تر کردن جمع آوری اطلاعات (داشبورد های مدیریتی از اطلاعات پرسنل)

نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی اینفویار

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟

با اتوماسیون منابع انسانی، قدرت جریان کاری یک کسب‌وکار را می‌توان در آغوش گرفت. با نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی کارکنان آزاد می شوند تا بتوانند کار خود را با کارایی بیشتری انجام دهند، با خودکار کردن وظایف تکراری، متخصصان مدیریت منابع انسانی می‌توانند اطلاعات را جمع‌آوری، ایجاد و به روز رسانی کنند و جریان‌های کاری مختلفی را در دسترس کاربران مختلف بسته به موقعیت و شغل آنها ایجاد کنند. سیستم مدیریت پرداخت حقوق مثالی خوبیست برای آنکه نشان دهد اتوماسیون منابع انسانی چگونه میتواند در بهینه سازی زمان پرسنل تاثر داشته باشد. به طور سنتی ، لیست حقوق کارکنان شامل ساعات و روزهای سپری شده ای میشود که وارد داده‌های پرداخت حقوق می‌شوند. اما همین فرایند توسط نرم افزار می توانند چند مرحله ساده باشد. که سبب می گردد تا پرسنل واحد پرداخت تمرکز و تلاش خود را بر سایر وظایف مفید مانند کار بر روی استراتژی ها و کمک به رشد شرکت کنند. هنگامی که مدیریت منابع انسانی شروع به اجرای نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی می کند، شرکت ها تقریبا بلافاصله بهبود سود و بهره وری را می بینند. هنگامی که کارکنان با این نرم افزار ها خو میگیرند آنها نیز انگیزه بیشتری پیدا می کنند. افرادی که احساس می کنند که اهدافشان را انجام می دهند، روحیه خوبی میگیرند. شرکت ها نیز اصولا برای کار بیشتر و مفید تر پرداخت بیشتر به کارکنان انجام میدهند. اتوماسیون منابع انسانی همچنین به مدیریت دقیق سرمایه انسانی کمک می کند. افزایش دقت در فرایندهای منابع انسانی نیز به ساده سازی مشاغل کمک می کند. هنگامی که فرآیندهای منابع انسانی خودکار می شوند، بررسی و مدیریت اطلاعات مانند روزهای تعطیل یا مزایا و یا تشویق با جستجوی سریع انجام می شود. اتوماسیون منابع انسانی مانع از ارجاع مدام کارهایی در این خصوص به بخش منابع انسانی می شود. هنگامی که اطلاعات به راحتی برای همه افرادی که ممکن است به آن نیاز داشته باشند قابل دسترسی است، جریان کار بسیار ساده شده است. مهمترین مزیت اتوماسیون انسانی امنیت است. وقتی پرسنل واحد مدیریت منابع انسانی، اطلاعات تمامی کارکنان را به صورت خودکار سازماندهی می کنند، می توانند داده های شرکت را به سرورهای آنلاین بازگردانند. این کمک می کند تا از دست دادن سالیان اطلاعات در صورت آتش سوزی، سرقت یا خرابی دستگاه جلوگیری شود. اتوماسیون نیز کمک می کند تا از هزینه های غیر ضروری، مشکلات قانونی و مشکلات مالی ناشی از اشتباهات منابع انسانی جلوگیری شود. نرخ های خطا به طور قابل توجهی با اتوماسیون کاهش می یابد.

افزایش دقت در فرایندهای منابع انسانی نیز به ساده سازی مشاغل کمک می کند.

از کجا می‌دانید که زمان آن رسیده تا برای نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی اقدام نمائید؟

صرفنظر از اندازه سازمان ‌ها، همه کسب و کارها می‌توانند از نرم افزار منابع انسانی سود ببرند به ویژه برای کسب و کارها مهم است که آن‌ها متوجه شوند که چه میزان نرخ خطا در حال افزایش است. شرکت‌هایی که هزینه‌های عملیات ناپایدار دارند نیز ممکن است از صرفه جویی که اتوماسیون می‌تواند ارائه کند سود ببرند، گزارشات نامناسب همچنین باید مدیریت منابع انسانی را به پیاده سازی یک استراتژی اتوماسیون منابع انسانی ترغیب کند، در نهایت هنگامی که یک کسب‌وکار در حال رشد و توسعه است، نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی می‌تواند مدیریت کردن صدها کارمند را ساده‌تر کند.

چه کار باید کرد؟

تقریبا هر وظیفه شغلی می‌تواند خودکار باشد، در بخش‌های منابع انسانی بیش از ۱۰ حوزه‌ وجود دارد که بسیاری از کارکنان سازمان بر این باورند که مشهودترین فرایندهای سازمانی برای نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی هستند.

Onboarding (فرایند ورود پرسنل به سازمان)

فرایند ورود پرسنل به سازمان ممکن است شامل فرایند های مختلفی نظیر روند تشکیل پرونده پرسنلی، امضای قرارداد پرسنلی، آماده سازی مستندات آموزشی، تکمیل مزایای کاری و سایر وظایف ضروری باشد که این جریان کار و فرآیند به شدت با اتوماسیون بهبود می‌یابد که باعث می گردد زمان پردازش برای تمام اسناد مختلف مورد نیاز در آن فرآیند به چند ساعت به جای چند روز کاهش یابد . همچنین کمک می‌کند تا مشخص شود که پرسنل استخدام شده جدید همه تجهیزات مورد نیاز و کمک‌های دسترسی به سیستم را به موقع دریافت می‌کنند .

فرایند ورود پرسنل به سازمان

اطلاعات شخصی کارمند

زمانی که یک شرکت بسیار کوچک است مدیریت اطلاعات شخصی کارکنان خیلی مشکل نیست . زمانی که یک شرکت به کارمندان خود می‌افزاید ، پی‌گیری و حفظ به روز رسانی همه اطلاعات شخصی کارکنان می‌تواند یک کابوس برای پرسنل منابع انسانی باشد . به روز رسانی داده‌های کارمند به مدیریت منابع انسانی با نرم افزار منابع انسانی کمک می‌کند . شانس از دست دادن داده‌ها و خطاهای ورودی دستی به شدت کاهش می‌یابد .

جدول زمانبندی

تائید و ردیابی جداول زمانبندی می‌تواند یک کار بسیار ناکارآمد و وقت گیر باشد، زمانی که فرآیند تایید جداول زمانبندی به صورت خودکار انجام می‌شود، جمع‌آوری داده‌ها و اعتبار سنجی اطلاعات بسیار سریع‌تر است این کار همچنین به صرفه جویی در زمان پرسنل منابع انسانی از به روز رسانی دستی سوابق کارمندان کمک می‌کند .

روند ارزیابی عملکرد

اکثریت زیادی از متخصصان مدیریت منابع انسانی به سادگی زمان لازم برای به روز رسانی سوابق عملکرد کارمندان را ندارند . عدم دریافت بازخورد از جانب مدیران و نداشتن معیارهای خوب منجر به اشتباهاتی می‌شود. هنگامی که اتوماسیون استفاده می‌شود ، اعتبار سنجی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که سوابق به طور نظامند به روز شده و می‌توانند به شرکت‌ها اجازه دهند که به راحتی ببینند که کارکنان آن‌ها چگونه عمل می‌کنند .

Offboarding (فرایند خروج پرسنل از سازمان)

فرایند خروج پرسنل از سازمان کارکنان می‌تواند مشکل باشد. هنگامی که یک کارمند خارج میشود، اسناد پایانی کارکنان باید جمع‌آوری و پردازش شوند، بازگشت تجهیزات باید نظارت شود و گامهایی باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که کارمندان خارج شده دیگر حقوق و مزایا ندارند.اتوماسیون فرآیند خروج پرسنل از سازمان می‌تواند تمام این کارها را آسان‌تر کند و به جلوگیری از مشکلاتی که می‌تواند یک شرکت را به مشکلات قانونی باز کند کمک کند.

درخواست‌های مرخصی و ماموریت

کارمندان به دلایل مختلف درخواست مرخصی می‌کنند.وقتی درخواست‌های مرخصی ارائه می‌شوند ، می‌تواند زمان زیادی برای پردازش آن‌ها صرف شود.این ممکن است برای مدیریت منابع انسانی و کارکنان دشوار باشد تا درخواست‌های مرخصی را به موقع تایید کنند.اتوماسیون منابع انسانی فرآیندهای درخواست مرخصی می‌تواند به شما کمک کند که تاییدیه امن را سریع‌تر انجام دهند در حالی که اجازه داده شود که سوابق مرخصی کارکنان فورا به روز شود.

مطالبات هزینه‌ها

قبل از اتوماسیون ، مدیریت هزینه یک کار بسیار دشوار بود . افراد مجبور خواهند بود در کنار اسناد گسترده زیادی از صفحات اکسل ‌ را زیر و رو کنند . این کار برای کارمند چندین ساعت طول می‌کشد تا تمام اطلاعات را مدیریت کند. با وجود تمام کارهای مربوط به این ، هزینه‌ها هنوز هم می‌تواند گران باشد ، تاریخ دار و نادرست باشد . فرآیند دستی برای مطالبات هزینه معمولا ً با یک کارمند به منظور تکمیل یک گزارش هزینه بر روی کاغذ یا صفحه گسترده اکسل آغاز می‌شود . او سپس آن را همراه با فاکتورها و رسیدها به مدیر خود منتقل خواهد کرد . سپس مدیر اسناد و فاکتورهای ارایه‌شده را بازبینی می‌کند ، مطالبه هزینه را تایید کرده و آن را به بخش حسابداری ارسال می‌کند . در آنجا ، قبل از این که این کار ثبت شود ، پرسنل هر آیتم هزینه را در سیستم شرکت پردازش خواهند کرد . کل فرآیند باید برای هر مطالبه هزینه‌ای رخ دهد ، مهم نیست که چقدر کوچک باشد . زمانی که این موضوع بارها و بارها در یک شرکت بزرگ تکرار می‌شود ، می‌تواند به سرعت به یک فرآیند مداوم و آزاردهنده تبدیل شود . اتوماسیون منابع انسانی فرآیند مطالبه هزینه مفید است . هنگامی که فرآیندهای دستی حذف می‌شوند ، استرس کارمندان و نیز احتمال خطاهای حسابداری کاهش می‌یابد .

درخواست های آموزش

زمانی که مدیریت منابع انسانی اتوماسیون را به اجرا در می‌آورد ، کارکنان می‌توانند درخواست‌های آموزشی خود را مدیریت کنند . ممکن است کارمندان مجاز به اعمال دوره‌های آموزشی خاص در سیستم منابع انسانی باشند . بخش‌های منابع انسانی می‌توانند فرایند آموزش را ایجاد کنند تا تمامی مراحل آموزش پرسنل از تعريف مباحث و دوره هاي آموزشي تا گزارش از نتايج ارزيابي کلاس هاي آموزشي برای کارمند.

حوادث و خطرات ایمنی

زمانی که یک حادثه در محل کار رخ می‌دهد و یک نفر مجروح می‌شود، گزارشات باید به بیمارستان، بیمه و سیستم‌های غرامت کارگران و دیگر افراد ثبت شود، خودکار سازی فرآیند گزارش دهی حادثه می‌تواند بسیار ساده‌تر باشد، اطلاعات می‌تواند به سرعت فرم به فرم و به ادارات مربوطه منتقل شود و کلیه سوابق در سیستم نرم افزاری نگهداری شود.

پاداش و مزایا

زمانی که افراد به تازگی استخدام شده‌اند اغلب تا زمانی که یک دوره آزمایشی را به اتمام برسانند، برای مزایای خود واجد شرایط نخواهند بود خودکار سازی فرایندهای دریافت پاداش و مزایا می‌توانند به کارکنان منابع انسانی اجازه دهند تا فورا ً بدانند که چه زمانی کارمندان واجد این شرایط هستند . اطلاعات می‌توانند به طور خودکار در لیست حقوق و دستمزد فرد به روز شوند . فهمیدن اینکه چرا نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی می‌تواند کارایی دپارتمان‌های منابع انسانی و کل سازمان را افزایش دهد آسان است، کاهش میزان خطا انسانی، افزایش بهره‌وری و انگیزش می‌تواند به شرکت‌ها در بهبود خطوط پایینی و حفظ کارکنان با کیفیت کمک کند . نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی به معنای مدیریت بهتر نیروی انسانی است .

جمع بندی

امروزه بسیاری از سازمان ها و شرکت ها از نرم افزار منابع انسانی استفاده می کنند که خود به اندازه زیادی در فرایند های مربوط به این حوزه تاثیر گذاشته است، با این حال مشکلاتی که بسیاری از مدیران منابع انسانی با آن درگیر هستند در 2 مورد اصلی خلاصه میشود.

1.گزارشات مدیریتی ( داشبورد مدیریت)

نرم افزار های گزارش ساز مرسوم اصولا نیاز اولیه مدیران برای ساخت گزارشات را براورده می کند که اصولا این گزارشات به صورت آماده شده از قبل و یا به زبان عامیانه گزارشات چاپی هستند. منتها در سطوح حرفه ای ابزار هایی جهت ساخت گزارشات تحلیلی وجود دارند که نه تنها وظیفه ساخت گزارشات استاندارد را دارند بلکه ساخت گزارشات تحلیلی نظیر مقایسه میزان حقوق دریافتی به تفکیک جنسیت و مدرک تحصیلی پرسنل هر واحد در سالهای مختلف و نمایش آنها در نمودار های مختلف و ارائه داشبورد مدیران در سطحی کاربرپسند ارائه می کنند.

2. ابزار فرایند ساز

یکی از گلایه های کارشناسان حوزه منابع انسانی، وابستگی بیش از حد به فناوری اطلاعات برای ساخت و یا تغییر فرایند های سازمانی می باشد، همانطور که قبلا اشاره شد، بیشترین فرایند های سازمانی در حوزه منابع انسانی می باشند. لذا باید در نظر داشت تا نرم افزاری را انتخاب نمائیم تا بتوان فرایند های پیچیده منابع انسانی نظر جذب و استخدام، آموزش، ارزشیابی و ... را به راحتی توسط ابزار های فرایند ساز بسازیم و تغییر دهیم.

ویرایش و گردآوری:

امیرحسین کتیران(مدیرفروش اینفویار)

مقالات مرتبط

10 کاری که تا پایان سال 2019 در حوزه مدیریت منابع انسانی باید انجام پذیرد

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان و ارتباط با آن

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما تماس بگیرید.

تلفن تماس: 02143588 داخلی 682

 

امتیاز :  ۴.۶۷ |  مجموع :  ۳

برچسب ها
    مقالات

    Douran Portal
    لطفا صبر کنید ...

    5.3.5.0
    V5.3.5.0